SISTEM INFORMASI LAPORAN GAJI KARYAWAN PT. SEJAHTERA KARYA ABADI CABANG LAMPUNG

 ABSTRAK

Dalam karya ilmiah ini penulis mencoba untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sistem pengolahan data sangat berguna bagi pengambil keputusan pada tingkat pemimpin dan untuk mencapai dan memenuhi tujuan tersebut perlu ditempuh langkah–langkah peningkatan dan pengembangan sistem pengolahan data yang akan memadukan dan mengembangkan sistem pengolahan data yang akan atau yang telah dicapai sebelumnya dengan cara mengevaluasi sistem – sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini baik pola pengolahan data maupun pembuatan laporan yang ada, merumuskan tujuan–tujuan yang akan dicapai berupa pengolahan data dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan yang nantinya akan memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi–fungsi manajerial kepada bagian didalam pengendalian pelaksanaan kegiatan serta membantu dan memudahkan para keputusan para pemimpin untuk mendapatkan bahan pertimbangan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.

BAB 1

1.1  PENDAHULUAN

            Pengolahan data, sebenarnya sudah dilakukan sejak zaman dahulu kala, hanya saja alat pengolahan data itu sendiri masih sangat sederhana dan hanya dapat mengatasi masalah-masalah seperti masalah perhitungan yang sangat sederhana pula. Kemampuan menggunkan akalnya telah menantang manusia untuk memecahkan kasus-kasus perhitungan yang dapat memecahkan bermacam-macam persoalan.mmanusia telah berfikir untuk menemukan peralatan-peralatan yang dapat mengolah data dengan lebih cepat dan lebih tepat.

            Berawal dengan diciptkan kalkulator sebagai alat dapat melakukan perhitungan matematik, dapat memecahkan persoalan-persoalan keuangan dan lain-lain, yang pada akhirnya oleh mausia dianggap masih lambat dan belum cukup untuk memenuhi kebutuhan yang semakin kompleks. Sedikit demi sedikit manusia mulai merubah pola pikirnya, menuju metode-metode yang praktis dan cepat serta tepat guna menyelesaikan maslah yang dihadapinya seperti halnya pada pengolahan dan keungan PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung, yang selama ini masih ditangani secra manual yaitu belum memanfaatkan teknologi yang ada pada komputer secara optimal sehingga dirasakan sangat lambat dan sering terjadi kesalahan-keslahan dalam perhitungan penggajian sehingga sering menimbulkan lambatnya informasi yang dihasilkan, terutama menyangkut laporan-laporan kepada pemimpin perusahaan.  Hal ini menimbulkan atau terasa sangat perlu untuk menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data penggajian PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung, bersumber kepada sistem atau laporan yang telah ada sampai saat ini dilingkungan PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung serta dalam kaitannya dangan informasi, dapat disusun suatu sitem pengolahan data penggajian yang sangat menunjang evaluasi, analisis serta proses pengambilan keputusan pada tingakt pimpinan. Denagn memanfaatkan kecanggihan sumber daya komputer, maka diharapakan akan dapat meningkatkan semangat kerja, meningkatkan nuansa kerja yang lebih sistematis, menghindari dan menekan kesalahan sekecil mungkin, memudahkan dalm pemeriksaan serta menghemat waktu dan tenaga sehingga output yang dihasilkan dapat lebih memuaskan.

1.2 BATASAN MASALAH

            Mengingat luasnya permasalahan yang ada maka penulis membatasi permasalahan yaitu pada pengolahan data laporan penggajian karyawan pada PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung.

1.3 METODE PENELITIAN

            Dalam penulisan ini untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan penulis menggunakan beberapa metode antara lain:

1.      Populasi Dan Sampel

Populasi dan sampel penelitian ini adalah kantor perwakilan PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung, sedangkam sample yang digunkan yaitu populasi yang ada tidak diteliti secara keseluruhan tetapi bebrapa sample yang mewakili, sample yang ada terdiri dari:

a.       pimpinan kantor PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung

b.      karyawan yang menangani masalah yang diteliti oleh penulis.

2.      Wawancara

Yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara berkomunikasi langsung dengan pihak-pihak yang dianggap mampu memberikan data/informasi yang lebih terinci terhadap permasalahan yang sedang diteliti.

3.      Studi pustaka

Dalam penuilsan ini penulis juga menggunakan bantuan berupa buku pedoman yang menyangkut permasalahan tersebut diatas dimana kesemuanya itu merupakan buku pedoman petunjuk pelaksanaan tata kerja yang ada khususnya yang berkaitan dengan sistem pengolahan data.

BAB 2

2. LANDASAN TEORI

2.1 PENGERTIAN SISTEM

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran yang tertentu.”Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

 “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

Berdasarkan hal diatas definisi secara umum mengartikan sistem sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output).

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).

2.2 PENGERTIAN INFORMASI

Sebuah informasi berasal dari suatu kejadian, sehingga informasi dapat dikatakan sebagai data fakta yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Dalam pengertian yang lain informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sebuah informasi sangatlah penting untuk dipahami karena tanpa itu sebuah sistem tidak akan dapat berjalan dan pada akhirnya akan mati. Informasi juga dapat dikatakan sebagai kebutuhan pokok atau salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer.

2.3 MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud peningkatan serta pengembangan sistem pengolahan data penggajian PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung adalah manghimpun dan merangkai ketergantungan data dari setiap bagian. Tujuan penyusunan sitem pengolhan data adalah:

Ø  Memegang dan memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial kepala bagian didalam pengendalian pelaksanaan kegiatan.

Ø  Membantu para pengambil keputusan yaitu para pemimpin untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.

Untuk dapat mencapai dan memenuhi tujuan tersebut perlu ditempuh langkah-langkah peningkatan dan pengembangan sistem pengolahan data yang akan memadukan dan mengembangkan sistem pengolahan data yang akan atau yang telah dicapai sebelumnya dengan cara:

·         Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini, baik pola pengolahan data maupun pembuatan laporan yang ada.

·         Merumuskan tujuan-tujuan yang akan dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan laporan yang baru.

BAB 3

3.1 ANALISIS

Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan

PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung adalah perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor di dirikan untuk bersama-sama membnagun atau mengadakan kerja sama dalam bidang kontraktor dengan perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi pemerintah maupun swasta terutama di daerah lampung, kegiatan-kegiatan yang menyangkut pekerjaan lapangan biasanya dikerjakan dengan melibatkan langsung masyarakat disekitar lokasi pemukiman, tetapi bila kegiatan tersebut hanya berlangsung di sekitar kantor hanya melibatkan karyawan-karyawan PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung saja. Dalam melaksanakan proyek lapangan yang membutuhkan waktu berbulan PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung biasanya menggunkan tenaga kerja yang didatangkan langsung dari kantor pusat di Jakarta  namun tidak seratus persen pekerja tersebut didatangkan 10-20 persen diambil juga dari masyarakat setempat dimana lokasi proyek dikerjakan. Untuk karyawan atau pegawainya dibedakan menjadi dua yaitu karyawan tetap dan karyawan lepas.Karyawan tetap adalah karyawan yang telah lulus percobaan dan telah ditest melalui beberapa tahapan sebelumnya diangkat menjadi karyawan tetap. Untuk sitem penggajiannya disesuaikan dengan jabatan yang didudukinya, dan selain mendapatkan gaji pokok juga ditambah uang tarnsport,tunjangan keluarga dan tunjangan lain. Sedangkan untuk karyawan lepas adalah karyawan yang dipekerjakan saat itu dan brada dilokasi proyek, karyawan tersebut dapat diberentikan kapan saja atau apabila perusahaan telah selsai melaksanakan proyek karyawan ini akan menerima upah atau gaji sesuai dengan perjanjuan atau peersetujuan dengan puhak perusahaan sebelum proyek dilaksanakan, bila karyawan yang bersangkutab tidak masuk tidak kerja dengan alasan apapun maka gaji atau upah akan dipotong.

Sistem berjalan penggajian karyawan tetap:

Pada data flow diagram dapat dilihat proses penggajian perusahaan PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung dimulai dengan : 1.  bagian umum menyerahkan rekap penggajian kepada direktur setelah diperiksa oleh direktur kemudian, 2. dikembalikan kebagian umum untuk diproses penggajian, 3. dan langsung menyerahkan gaji struk kepada karyawan.

Bagian Operasiaonal

Direktur

Bagian Umum

Karyawan

Sistem berjalan penggajian karyawan lepas:

Pada data flow diagram dapat dilihat proses penggajian untuk karyawan lepas,1.  bagian operasional mengeluarkan daftar gaji karyawan lepas yang harus dibayar kepada bagian umum,2.  oleh bagian umum diserahkan kepada direktur yang sebelumnya dibuat rekap setelah diperiksa, 3. dikembalikan kebagian umum untuk mengerjakan proses penggajian, 4. menyerahkan gaji dan struk gaji kepada karyawan lepas.

Dari gambar diatas kita dapat menemukan elemen-elemen yang diperlukan dalam menyusun data flow diagram terdiri dari empat buah komponen yaitu:

1.      Sumber dan tujuan

            Aliran data

Penyimpanan data

Proses data

2.      Dimulai dengan menemukan sumber dan tujuan data

Karyawan

Manajer

3.      Pada proses

Proses pengumpulan data

Proses perhitungan potongan

Proses perhitungan gaji kotor

Proses perhitungan gaji bersih

Proses pembuatan laporan

4.      Penyimpanan data

Data karyawan

Data hasi;

3.2 SISTEM YANG DIUSULKAN

Sistem baru nantinya diharapakan dapat menunjang proses pengolahan penggajian dengan baik.

Sistem yang diusulkan adalah:

Gambar 3 sitem flowchart penggajian karyawan

3.3 DETAIL DESIGN

Dalam pembuatan design menggunakan metode HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-Output) sebenarnya merupakan alat untuk dokumentasi program ,tetapi sekarang, HIPO banyak digunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.

Gambar 8 HIPO proses penghitungan gaji

Gambar 9 HIPO proses pemeliharaan data karyawan

Gambar 10 HIPO pembuatan laporan

Gambar 11 HIPO pembuatan laporan karyawan

3.4 DESIGN FILE

File-file yang digunakan dalam prose penggajian adalah:

1.      File karyawan tetap

Deskripsi

Nama field	Jenis	Jumlah
NO_PEG Nama TTL JK Agama Pendididkan Alamat Kebangsaan Jabatan TMK GP TR TJ TK Status JA	Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter	9 25 15 1 1 1 30 15 1 10 9 7 7 7 1 2

Keterangan:

NO_PEG        : nama pegaawai

TL                   : tanggal lahir pegawai

JK                    : jenis kelamin

TMK               : tanggal masuk kerja

GP                   : gaji pokok

TK                   : tunjangan keluarga

TJ                    : tunjangan jabtan

TR                   : transport

2.      File karyawan lepas

Deskripsi

Nama field	Jenis	Jumlah
NO_PEG Nama TTL JK Agama Pendididkan Alamat Kebangsaan TMK	Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter Karakter	9 25 15 1 1 1 30 15 10

Keterangan :

TL                   : tanggal lahir

JK                    : jenis kelamin

TMK               : tanggal masuk kerja

3.      File absensi

Deskripsi

Nama field	Jenis	Jumlah
NO_PEG Nama Bulan JM JK Ket	Karakter Karakter Numerik Numerik Numerik Numerik	9 25 2 5 5 10

Keterangan :

NO_PEG        :nama pegaawai

JM                   : jam masuk

JK                    : jam keluar

Ket                  : keterangan

4.      File hasil karyawan tetap

Deskripsi

Nama field	Jenis	Jumlah
NO_PEG Nama GP TR TJ TK GK POT PB	Karakter Karakter Numerik Numerik Numerik Numerik Numerik Numerik Numerik	9 25 9 7 7 7 9 7 9

Keterangan :

NO_PEG        : nama pegaawai

GP                   : gaji pokok

TR                   : transport

TJ                    : tunjangan jabatan

TK                   : tunjangan keluarga

GK                  : gaji kotor

POT                 : potongan

GB                  : gaji bersih

5.      File karyawan lepas

Deskripsi

Nama field	Jenis	Jumlah
No_Peg Nama Gaji POT GB	Karakter Karakter Numerik Numerik Numerik	9 25 9 7 9

Keterangan :

NO_PEG        : nama pegaawai

POT                 : potongan

GB                  : gaji bersih

Design Output

PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung Daftar Karyawan Tetap

Tabel 1 laporan karyawan tetap

PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung Daftar Karyawan lepas

Tabel 2 Laporan Karyawan lepas

PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung Daftar Absensi

                                                            Tabel 3 Laporan Absensi

PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung Daftar Gaji Karyawan Tetap

Tabel 4 Laporan Karyawan Tetap

PT. Sejahtera Karya Abadi Cabang Lampung Daftar gaji karyawan lepas

Tabel 5 gaji karyawan lepas

BAB 4

4.1 KESIMPULAN

1.         Sistem informasi keuangan PT Sejahtera ini akan mampu memberikan informasi-informasi yang diperlukan manajemen dalam pengambilan keputusan dengan cepat dan kemungkinan untuk didapatkan informasi yang salah akan kecil sekali.

2.         Menunjang dan memberikan pelayanan kebutuhan informasi penggajian kepada fungsi-fungsi manajerial yaitu para kepala bagian di dalam mengendalikan pelaksanaan kegiatan.

3.         Membantu dan memmudahkan para pengambil keputusan yaitu para eksekutif ( pemimpin perusahaan ) untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukru terhadap hasil yang telah dicapai sebelumnya.

4.2 DAFTAR PUSTAKA

·         Henry E Korth, Abraham Silberschatz,”Data Base System”

·         Gunadarma, Seri Diktat Kuliah,”Pengantar Analisis & Perancangan Sistem”

·         http://imgv21.scribdassets.com/img/word_document/28772964/164x212/e97d54ecbd/1341941824

by: Arif Putra Prabowo S.Kom